一、PR（Purchase Requirent）请购单

在企业内部，当有物资或服务需求时，就会产生 PR。它是采购流程的起始点，代表着企业内部各部门对于所需物品或服务的申请需求。例如，一家生产型企业的生产部门发现原材料库存不足，需要补充特定规格的原材料，便会填写 PR，详细说明所需原材料的种类、数量、预计使用时间等信息，然后提交给采购部门。采购部门以此为依据，开展后续的采购工作。

二、PO（Purchanse Order）采购订单

PO 是客户向供应商下达的具有法律效力的订单文件。英文全称 “PURCHASE ORDER”，其格式因公司而异，但核心内容大致相同。一般包含买卖双方公司的基本信息，如名称、地址、电话等，以及购买产品的具体细节，包括产品型号、详细说明、数量、付款方式等。以一家服装外贸公司为例，当国外客户确定要采购一批新款服装时，会向供应商发送 PO，明确服装的款式、颜色、尺码分布、面料要求、订购数量以及约定的付款方式（如信用证付款、电汇等）。供应商收到 PO 后，需按照订单要求组织生产和供货。

三、RFQ（Request For Quotation）报价请求

RFQ 在书面上表示报价请求，常见于外贸函电中。作为买方，会以电子邮件或传真的形式向卖方发出 RFQ。在传真文件表头或邮件主题中通常会出现 RFQ 字样。它既可以是虚盘，也可以是实盘。例如，一家电子设备进口商计划采购一批新型平板电脑，向多家潜在供应商发送 RFQ，询问不同配置平板电脑的价格、交货期、售后服务等信息。卖方收到 RFQ 后进行报价，买方可能会根据报价情况进行还盘。若双方在价格、交货期等关键条款上达成一致，就会敲定最终价格，从而促成交易。在外贸业务中，RFQ 是买卖双方建立业务联系、开启交易谈判的重要方式，外贸业务员需要巧妙运用各种技巧，将 RFQ 转化为实盘，进而签订合同和订单，并且 RFQ 在商业洽谈过程中具有一定保密性。

四、RFI（Request For Information）信息邀请书

RFI 是一种标准业务流程，主要目的是收集有关各供应商能力的书面信息。它通常用于项目前期，当企业有采购意向但还未确定具体采购方案时，通过 RFI 广泛收集产品、服务或供应商的一般资讯，以帮助企业决定下一步的采购策略。例如，一家企业计划更新办公软件系统，会向多家软件供应商发出 RFI，询问其软件产品的功能特点、兼容性、实施案例、技术支持能力等信息。RFI 很少作为采购的最后阶段，而是常与请求提案（RFP）、招标要求（RFT）和报价请求（RFQ）等结合使用。通过 RFI，企业可以初步筛选供应商，为后续更深入的采购流程做好准备，同时也可以借此调节供应商心态、制定战略、建立供应商数据库。

五、SOW（Statement Of Work）工作说明书

SOW 是对所要提供的产品或服务的叙述性描述。在项目采购中，特别是涉及定制化产品或复杂服务时，SOW 起着至关重要的作用。它详细说明了项目的目标、范围、工作内容、交付成果、时间节点、验收标准等关键信息。例如，一家建筑公司承接一个海外商业建筑项目，在采购建筑设计服务时，会提供一份详细的 SOW，包括建筑的设计风格要求、功能布局规划、所需设计图纸类型和数量、设计阶段的时间安排、最终设计成果的审核标准等。供应商根据 SOW 提供相应的报价和解决方案，确保双方对项目的理解和期望一致。

六、BOM（Bill Of Material）物料清单

BOM 是产品生产过程中所需各种物料的详细清单。它涵盖了产品从原材料到成品所包含的所有零部件、原材料、辅助材料等信息，包括物料的名称、规格、型号、数量、单位等。对于外贸制造业企业来说，BOM 是生产管理、成本核算、采购计划制定的重要依据。例如，一家汽车零部件出口企业，在生产某型号汽车发动机零部件时，BOM 会明确列出所需的各种钢材、铝合金、橡胶密封件、螺丝螺母等物料的详细信息。采购部门根据 BOM 进行物料采购，生产部门依据 BOM 组织生产装配，确保产品质量和生产进度的可控性。

七、JIT（Just In Time）准时化供应（生产）

JIT 理念强调在必要的时间、以必要的数量、提供必要的产品或服务。在外贸生产企业中，实施 JIT 供应（生产）可以有效降低库存成本、提高生产效率、增强企业的市场应变能力。例如，一家电子产品组装企业与供应商建立了 JIT 合作模式，供应商根据企业的生产计划和实时订单需求，准时将所需的电子元器件送到生产线上，企业无需储备大量库存，减少了库存积压和仓储成本，同时能够快速响应市场变化，及时调整生产计划和产品交付周期。

八、VMI（Vendor Manage Inventory）供应商库存管理

VMI 模式下，客户的原料属于供应商，并由供应商负责管理库存。这种模式有助于优化供应链流程，提高库存周转率，降低供应链总成本。在服装外贸行业中，一些大型零售商与服装面料供应商采用 VMI 模式。面料供应商实时监控零售商的销售数据和库存水平，根据市场需求和销售趋势，主动向零售商的仓库补货，确保零售商在不积压过多库存的情况下，始终有足够的面料满足生产和销售需求，同时也减少了供应商的库存风险和缺货损失。

九、MRO（Maintenance, Repair and Operating）维修与作业耗材 / 非生产性物资

MRO 主要指企业在日常维护、维修设备以及保证正常生产运营过程中所需的各类耗材和非生产性物资。虽然这些物资不直接构成产品实体，但对于企业的持续生产和运营至关重要。例如，一家工厂需要定期采购润滑油、清洁用品、工具、办公用品等 MRO 物资。在国际贸易中，也存在大量专门从事 MRO 物资供应的企业，为全球各类企业提供一站式的 MRO 采购解决方案，确保企业生产运营的稳定性和连续性。